内部監査の予備調査｜事前に集める資料と監査手続書の作り方

📌 結論　往査の前に8割が決まる

内部監査でいちばん差が出るのが予備調査です。往査の日にその場で何を見るか考えていると、被監査部門の説明を聞くだけで2日が終わります。

1テーマの標準的な日程は7から9日です。このうち予備調査に2から3日を充てます。往査の2日より長いくらいでちょうどよく、ここで手続書まで作っておけば、往査は確認作業になります。

予備調査の成果物は2つです。監査手続書と、事前通知書です。手続書には、何を、どの資料で、どう確かめるかを書きます。この段階で見るべき証憑の範囲と件数まで決めておきます。

🧭 何を集めるか

集める資料は5種類です。規程類、組織資料、実績データ、システム資料、そして過去の監査記録です。

規程類では、職務権限規程の決裁権限の金額基準を確認します。この基準が、往査で証憑を見るときの判断軸になります。10万円以上は課長決裁と定められているのに課長印がない伝票があれば、それが逸脱です。基準を知らないまま証憑を見ても、何が問題かが分かりません。

実績データは、可能であれば全件のリストをもらいます。取引件数、金額、取引先、担当者が入った一覧です。ここから、金額が大きいもの、期末に集中しているもの、特定の取引先に偏っているもの、承認者と起票者が同じものを抽出します。この抽出結果が、往査で見る証憑の対象になります。

過去の監査記録も忘れないでください。前回の指摘が是正されているかは、当然に確認されるべき事項です。前回の調書を読まずに往査に行くと、同じ指摘を繰り返すか、是正済みの事項を再指摘することになります。

📄 手続書に書くこと

監査手続書には、手続ごとに4つを書きます。何を確かめるか、どの資料を見るか、どの範囲を見るか、そして何が確認できれば良しとするかです。

たとえば購買の監査なら、発注が権限どおり承認されているかを確かめる、対象は当期の発注書のうち100万円以上の全件と100万円未満から20件を抽出、決裁者の印影と職務権限規程の基準が一致していれば良しとする、というように書きます。

範囲を先に決めておくのが大切です。往査の場で見る件数を決めると、時間が足りなくなって途中でやめることになります。やめた記録は調書に残りませんので、あとから見ると何件見たのか分からなくなります。

手続書は往査の前に、内部監査部門を管掌する役員に見せておくと安全です。見るべき点が抜けていれば、この段階で指摘してもらえます。

📊 事前通知の出し方

往査の3週間前までに、事前通知書を出します。書く内容は、往査の目的、対象期間、日程、担当者、そして事前に用意してほしい資料の一覧です。

3週間としているのは、被監査部門が資料を揃える時間を見込むためです。1週間前の通知では資料が間に合わず、往査当日に閲覧できないという事態になります。

資料の一覧は具体的に書いてください。関係資料一式という書き方では、何を出せばよいか伝わりません。発注書つづり、検収書つづり、支払依頼書つづり、というように、現場が探せる言葉で書きます。

抜き打ちの監査を行うこともあります。現金の実査や在庫の実地確認など、事前に知らせると意味がなくなる手続です。この場合も、内部監査規程に抜き打ちで実施できる旨を書いておいてください。

🗂 質問事項の作り方

予備調査で気づいたことは、質問事項として整理しておきます。往査の場で思いついた質問より、資料を読み込んだうえでの質問のほうが、深いところに届きます。

質問は、事実を聞くものと、理由を聞くものに分けます。この取引の承認者は誰ですか、というのが事実の質問です。なぜこの取引だけ承認者が違うのですか、というのが理由の質問です。

理由の質問は、相手を責める形にならないよう言葉を選んでください。手順どおりでない理由を聞く場面では、現場に事情があることが多く、その事情を聞き出せるかどうかで指摘の質が変わります。

質問事項は往査の前に被監査部門へ渡しておく方法と、当日その場で聞く方法があります。事実の確認は事前に渡し、理由の質問は当日に聞く、という使い分けが実務的です。

⚖️ 予備調査の記録も調書に残す

予備調査で行った作業も、調書として残します。どの資料をいつ入手したか、どういう分析をして何を抽出したか、その結果どの手続を計画したかを記録します。

この記録があると、往査で見た証憑の抽出根拠が説明できます。なぜこの20件を選んだのかと聞かれたとき、抽出の条件と母集団の件数を示せる状態にしておいてください。

上場審査では、監査手続書と調書の対応関係が見られます。手続書に書いた手続がすべて実施され、その結果が調書に記録されているか。ここがつながっていれば、監査が計画的に行われたことを示せます。

❓ よくある質問

📄 まとめ

内部監査の質は予備調査で決まります。往査の前に、何をどの範囲で見るかを手続書に落としてください。

集める資料は規程類、組織資料、実績データ、システム資料、過去の監査記録の5種類です。

事前通知は3週間前に出し、必要資料は現場が探せる具体的な名称で書きます。

予備調査の記録も調書に残せば、証憑の抽出根拠を説明できます。

本記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別の事案に対する助言ではありません。実際の制度設計や運用にあたっては、監査法人および主幹事証券会社にご確認ください。

📚 参考（公的な一次情報）

• 会社法（e-Gov法令検索）
• 会社法施行規則（e-Gov法令検索）　100条
• 内部監査基準（一般社団法人日本内部監査協会）
• 新規上場ガイドブック（日本取引所グループ）