内部監査の往査｜2日間の進め方とクロージングの実務

📌 結論　往査は確認の場であり、調査の場ではない

往査の2日で何を見るかは、予備調査の段階で決まっています。現場では、決めたことを確認します。その場で何を見るか考え始めると、説明を聞いて終わります。

1日目の午前はオープニングミーティングと業務の説明です。ここで大切なのは、説明を聞いても結論を出さないことです。手順どおり運用していますという説明を受けても、それを確かめるのが監査です。

2日目の午後はクロージングミーティングに充てます。ここで確認できた事実を伝え、事実誤認がないかを被監査部門に確かめます。この工程を飛ばして帰ると、報告書の段階で事実が違うという差し戻しが起きます。

🧭 オープニングで伝えること

オープニングミーティングでは、4つを伝えます。監査の目的、対象期間と対象業務、2日間の進め方、そして何を用意してほしいかです。

目的の伝え方が大切です。不備を探しに来たという伝わり方をすると、現場が身構えます。手順が守れる仕組みになっているかを一緒に確認する、という立て方をしてください。指摘を出すことが目的ではなく、仕組みを良くすることが目的です。

被監査部門の責任者には同席してもらいます。担当者だけで進めると、決裁や例外処理の判断について聞ける相手がいなくなります。

所要時間は30分で十分です。長い説明を受けるより、早く証憑に入ったほうが実りがあります。

📄 現場で必ず見るもの

証憑は原本を見ます。事前に写しを送ってもらっている場合でも、往査では原本を確認してください。日付の改ざん、印影が重なっている、あとから追記されている、といったことは写しでは分かりません。

保管の状況も見ます。契約書や現金が誰でも触れる場所に置かれていないか、施錠されているか、鍵の管理者は誰か。これは資料を取り寄せても分からない、現場でしか確認できない事項です。

システムの画面は、担当者に操作してもらいながら見ます。権限一覧の画面、承認履歴の画面、ログの設定画面です。画面の写しを取って調書に添付してください。

そして現場の動きです。マニュアルにある手順と、実際にやっていることが違うのはよくあることです。違いを見つけたときは、なぜそうしているのかを聞きます。マニュアルが実態に合っていないだけのこともあります。

📊 質問のしかた

質問には順番があります。まず事実を聞き、次に理由を聞きます。いきなり理由から聞くと、相手が身構えて事実が出てこなくなります。

この発注書の承認者はどなたですか、というのが事実の質問です。回答を得てから、この案件だけ承認者が違うのはどういう事情ですかと理由を聞きます。

相手が答えに詰まったときは、待ってください。沈黙を埋めようとしてこちらから答えを示すと、その答えに合わせた回答が返ってきます。

手順から外れた処理が見つかったときも、責める言い方は避けます。現場には事情があり、その事情を聞き出せるかどうかで指摘の質が変わります。手順が守れなかった理由が仕組みの側にあるなら、直すべきは仕組みです。

🗂 クロージングで確認すること

クロージングミーティングでは、確認できた事実を証憑を示しながら伝えます。抽象的に伝えると、後で認識の違いが出ます。日付と伝票番号を挙げて、この処理はこうなっていました、と示してください。

そのうえで、事実誤認がないかを確認します。閲覧した証憑が最新版でなかった、別の記録に承認の証跡があった、という反論が出ることがあります。この段階で分かれば、報告書を書き直さずに済みます。

指摘となりうる事項も、この場で伝えます。報告書ではじめて知らされると、被監査部門は不意打ちと受け取ります。是正に協力してもらう相手ですので、先に伝えておいてください。

最後に、報告書の提出時期と是正計画の提出期限を伝えます。いつまでに何を出せばよいかが分かれば、現場も動けます。

⚖️ 往査の記録として残すもの

往査の記録として残すのは、日程表、オープニングとクロージングの出席者と議事メモ、そして調書です。

出席者の記録は、被監査部門の責任者が関与したことの証明になります。担当者だけで進めた監査は、審査で実効性を疑われることがあります。

議事メモは詳細でなくて構いません。日時、場所、出席者、伝えた内容、確認した事実、次の期限が書いてあれば足ります。

これらの記録がそろっていると、上場審査で往査の実施状況を説明できます。調書だけあって日程表や議事メモがないと、いつ誰が誰と何をしたのかを示せません。

❓ よくある質問

📄 まとめ

往査は確認の場です。何を見るかは予備調査で決めておき、現場では決めたことを確かめます。

現物、保管状況、システム画面、実際の作業は、現場でしか確認できません。

質問は事実から理由へ。手順から外れた処理には現場の事情があり、仕組みの側に原因があることもあります。

クロージングで事実と指摘の候補を伝えれば、報告書段階での差し戻しが減ります。

本記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別の事案に対する助言ではありません。実際の制度設計や運用にあたっては、監査法人および主幹事証券会社にご確認ください。

📚 参考（公的な一次情報）

• 会社法（e-Gov法令検索）
• 内部監査基準（一般社団法人日本内部監査協会）
• 財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準並びに実施基準の改訂について（意見書）（金融庁）
• 新規上場ガイドブック（日本取引所グループ）