内部監査の指摘が減らない原因｜真因分析と再発防止の進め方

📌 結論　同じ指摘が続くのは是正案の問題

内部監査を数年続けていると、同じ指摘が毎年出てくる状態に突き当たります。担当部署の意識が低いからだと考えたくなりますが、実務で見ていると、原因は是正案のほうにあることがほとんどです。徹底する、周知する、注意するといった是正案は、翌年も同じ指摘を生みます。

繰り返しの指摘を減らすには、なぜ守れなかったのかを分類し、原因に応じた是正の方向を選ぶ必要があります。統制が守られない理由は、意識の問題であることは実は少なく、手順の設計、人員の配置、引き継ぎの仕組み、守る動機のいずれかに帰着します。

🧭 繰り返しをどう見つけるか

まず、過去3年分の指摘を一覧にして分類します。部署別、業務別、指摘の種類別に並べると、繰り返されている項目が浮かび上がります。この作業は年度の総括の一部として行うと、翌年度の計画に直結します。

次に、その項目に対して過去に出した是正案を並べて比べます。毎回同じ案を出していたことが見えれば、監査の側にも改善の余地があることが分かります。是正案が同じなのに結果が変わることは期待できません。

そのうえで、現場に守れなかった理由を直接聞きます。責める形にならないよう、仕組みのどこに無理があるかを一緒に探すという姿勢で臨みます。ここで出てくる話が、原因を特定するうえで最も有力な情報になります。

📊 原因別に是正の方向を変える

手順が実務の流れと合っていない場合、手順を守らせようとしても無理があります。この場合の是正は、手順そのものを実務に合わせて変えることです。承認の順序が業務の流れと逆になっている、記録する項目が多すぎて時間内に終わらないといった状態は、設計の問題です。

人員が足りない場合も同様です。1人の承認者にすべてが集中していれば、繁忙期には承認が滞ります。この状態で担当者に注意を促しても改善しません。承認者を分散する、金額の区分を見直して承認の件数そのものを減らすといった設計の変更が必要になります。

引き継ぎの問題は、手順書の有無で決まります。前任者のやり方を口頭で引き継いでいる限り、担当が代わるたびに同じ問題が起きます。手順書と、着任時に確認する項目の一覧を作ることが是正になります。

🗂 守る動機をどう作るか

最も難しいのが、守らなくても何も起きないという状態です。この場合、周知や研修では変わりません。有効なのは、実施されていないことが自動的に把握される仕組みを入れることです。

たとえば、承認の記録がないまま処理が進められないようにシステム側で制御する、月次で未実施の件数が集計されて上長に共有される、といった形です。人の意識に頼らず、実施されていない事実が見える状態にすることが、結果として最も効きます。

それが難しい場合でも、次善の策として、是正の完了確認を厳しくするという方法があります。完了の報告を受けるだけでなく、証拠の提示を求め、翌年度の往査で改めて確かめると事前に伝えておきます。確認されることが分かっていれば、対応の優先度が上がります。

⚖️ 監査の側を見直す

繰り返しの指摘が続くとき、監査の側にも原因があることがあります。毎年同じ手続を同じ順序で行っていると、同じ論点しか見つかりません。すでに解決した領域を見続け、新しく生じたリスクを見落としているという状態です。

年度計画を作る際に、リスク評価をやり直します。事業の内容が変わった、新しいシステムを導入した、拠点が増えたといった変化があれば、見るべき対象も変わります。前年度の計画をそのまま踏襲すると、この変化が反映されません。

また、繰り返しの指摘については、重要度の区分を見直すことも検討します。何年も同じ指摘が改善されない状態は、個々の事実としては軽微でも、統制が機能していないという意味では重い問題です。重要度を上げて報告することで、経営の関与を促すという使い方もあります。

❓ よくある質問

📄 まとめ

同じ指摘が続く原因は、現場の意識ではなく是正案の設計にあることがほとんどです。

過去3年分の指摘と、それに対する是正案を並べて比べると、毎回同じ案を出していたことが見えてきます。

原因が手順の設計にあるなら手順を変え、人員にあるなら統制の設計を変えます。守らせる方向ではなく守れる形にするのが基本です。

守る動機がない状態には、実施されていないことが自動的に把握される仕組みが最も効きます。

監査の側の視点が古くなっていないかも点検します。リスク評価をやり直さないと、解決済みの領域を見続けることになります。

本記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別の事案に対する助言ではありません。実際の制度設計や運用にあたっては、監査法人および主幹事証券会社にご確認ください。

📚 参考（公的な一次情報）

• 内部監査基準（一般社団法人日本内部監査協会）
• 新規上場ガイドブック（日本取引所グループ）
• 会社法（e-Gov法令検索）
• 財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準並びに実施基準の改訂について（意見書）（金融庁）