監査調書の書き方｜必ず入れる8つの欄と証拠力の高め方

📌 結論　第三者が同じ結論に至れるかで判断する

監査調書の良し悪しは、それを読んだ第三者が同じ結論に至れるかどうかで決まります。上場審査でも会計監査人のレビューでも、この観点で見られます。

調書に必ず入れる欄は8つです。監査テーマと対象期間、手続の内容、母集団と抽出、実施した内容、結果、結論、作成者と作成日、レビュー者とレビュー日です。

このうち抜けやすいのが、母集団と抽出です。20件を確認したと書いてあっても、全体が何件でどう選んだ20件かが分からないと、その20件で足りるのかを判断できません。

🧭 弱い調書と強い調書

もつとも弱いのが、確認した、問題なしという書き方です。何をどう確認したのかが書かれていないため、読んだ人には何も伝わりません。

強い調書は、対象期間、母集団の件数、抽出の方法と件数、照らした基準、そして結果を数字で書きます。上の表の右列がその例です。文章は長くなりますが、あとから読んで再現できます。

質問の記録も同じです。担当者に聞いたところ問題ないとのこと、では証拠になりません。誰に、何を質問し、どう回答があったかを書きます。そして回答を裏づける資料を確認したのであれば、それも書きます。

例外を見つけたときは、特定できる情報を書いてください。日付、伝票番号、金額、担当者名です。一部不備ありという書き方では、あとで是正を確認するときに、どれを直したのか分かりません。

📄 調書を作る順番

手続書の手続ごとに、調書を1枚ずつ作ります。1枚に複数の手続を詰め込むと、手続書との対応が追えなくなります。

書く順番は、母集団と抽出、実施した内容、結果、結論です。結論から書き始めると、結論に合う事実だけを拾ってしまいます。事実を積んでから結論に至る順番を守ってください。

証憑の写しは調書に添付します。そのとき、確認した箇所に印をつけてください。決裁欄を見たのであれば決裁欄に、金額を突き合わせたのであれば金額に印をつけます。写しを添付しただけで印がないと、どこを見たのかが伝わりません。

電子データで作業した場合は、画面の写しを取ります。システムの承認履歴を見たのであれば、その画面を保存します。見たという記録が残らない作業は、していないのと同じ扱いになります。

📊 レビューの意味

調書のレビューは、監査の品質を保っための仕組みです。作成者以外の目が入ることで、手続の抜けや結論の飛躍が見つかります。

レビュー者は、次の点を見ます。手続書の手続がすべて実施されているか、抽出の方法が妥当か、結果から結論が導けるか、例外事項の扱いが適切か、そして証憑の写しが添付されているかです。

レビューした事実は調書に残します。レビュー者名とレビュー日の欄に記入し、指摘があった場合は指摘内容と対応も残します。この記録があると、内部監査に第三者の目が入っていることを示せます。

1人体制でレビュー者がいない場合は、内部監査部門を管掌する役員か、監査役に依頼します。専門的な内容の確認ではなく、記録として成立しているかの確認であれば、会計の専門家でなくても行えます。

🗂 保存と引き継ぎ

調書の保存期間は法令で定められていません。実務では5年とする例が多く、上場審査では過去2期から3期分が見られます。

保存場所は規程で特定してください。個人のパソコンに置いたままだと、担当者の交代で失われます。共有フォルダにテーマごとのフォルダを作り、そこに集約します。

フォルダの構成は、年度、テーマ、工程の3階層が扱いやすい形です。予備調査、往査、報告という工程で分けておけば、あとから探しやすくなります。

紙の証憑を扱った場合も、写しをスキャンして電子で保存します。紙のファイルだけだと、テレワークや拠点をまたいだレビューができません。

⚖️ 上場審査で見られる点

審査では、監査手続書と調書の対応が確認されます。手続書に書いた手続がすべて実施され、その結果が調書に記録されているか。ここがつながっていれば、計画的に監査が行われたと評価されます。

また、指摘事項の根拠が調書にあるかも見られます。報告書に書かれた指摘が、どの調書のどの発見にもとづくのかが追えることが求められます。

逆に、調書には書いてあるのに報告書に載っていない事項があると、なぜ報告しなかったのかを問われます。報告しない判断をした場合は、その理由も調書に書いておいてください。

❓ よくある質問

📄 まとめ

調書の基準は、第三者が同じ結論に至れるかどうかです。8つの欄を様式に備えてください。

母集団の件数、抽出の方法、照らした基準、結果の数字を書きます。問題なしの3文字では証拠になりません。

事実を積んでから結論を書きます。証憑の写しには確認した箇所に印をつけてください。

共有フォルダに集約し、レビューの記録を残します。手続書と調書の対応が審査で見られます。

本記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別の事案に対する助言ではありません。実際の制度設計や運用にあたっては、監査法人および主幹事証券会社にご確認ください。

📚 参考（公的な一次情報）

• 会社法（e-Gov法令検索）
• 内部監査基準（一般社団法人日本内部監査協会）
• 財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準並びに実施基準の改訂について（意見書）（金融庁）
• 新規上場ガイドブック（日本取引所グループ）