内部監査のヒアリング｜質問の設計と記録の残し方

📌 結論　聞くことを先に決める

往査でのヒアリングがうまくいかない原因のほとんどは、準備の不足です。何を確かめたいかを決めずに現場に行くと、業務の説明を一通り聞いて終わってしまいます。説明を聞くこと自体は必要ですが、それだけでは監査になりません。

準備として、確かめたい事実を3つから5つ書き出しておきます。承認が課長で行われているか、例外的な処理がどのくらいあるか、記録がどこに残るか、といった形です。この一覧があれば、話が広がっても本題に戻れます。

🧭 質問の順序

質問は、広く聞くものから狭く聞くものへと移していきます。最初から、承認は課長が行っていますかと聞くと、はいという答えで終わり、実態が出てきません。まず、この業務はどう進めていますかと聞いて全体を話してもらい、そのなかで気になった点を1つずつ確定していきます。

説明が抽象的なときは、直近の例を1つ教えてくださいと頼みます。一般論としては規程どおりだと説明していても、実際の1件を追うと違う流れが出てくることがあります。具体化の質問は、実態に近づくための最も簡単な方法です。

もう1つ効くのが、例外を聞くことです。急ぎのときはどうしますか、担当者が休んでいるときはどうしますかと聞くと、標準以外の流れが出てきます。統制が破られるのは、たいてい例外の場面です。

📊 避けたい聞き方

聞き方によって、得られる情報の量はまったく変わります。規程は守れていますかという質問には、はいとしか答えようがありません。なぜ守らなかったのですかという聞き方は、責める調子になり、相手の口が重くなります。

特に注意したいのが、その場で結論を言ってしまうことです。この点は問題ですねと言うと、相手は防御的になり、それ以降の話が出てこなくなります。気になった点は持ち帰って確認しますと伝え、事実の確認に徹します。

誘導も避けます。普通はこうしますよねという聞き方をすると、相手はそれに合わせて答えてしまいます。実際にはどうされていますかという中立な聞き方であれば、実態が出てきます。

🗂 記録をどう残すか

聞いた内容は、その場でメモを取り、往査の当日中に調書に落とします。翌日以降にまとめようとすると、細部が失われます。メモには、相手の氏名と役職、日時、聞いた内容、そのとき見せてもらった資料を書きます。

重要なのが、ヒアリングの終わりに要点を読み上げることです。今日うかがった内容はこういうことでよいですかと確認すると、認識の相違がその場で解消できます。後から報告書の段階で事実が違うと言われることを防げます。

記録するときは、聞いた事実と、それに対する自分の評価を分けて書きます。担当者はこう説明したという事実と、この運用は権限の分離が働いていないという評価は、別のものです。混ぜて書くと、後から事実だけを取り出せなくなります。

⚖️ 相手の負担と関係づくり

ヒアリングは相手の業務時間を使う作業です。事前に資料を読み、資料で分かることを質問から外すだけで、必要な時間はかなり短くなります。準備をしてきていることが伝われば、相手の協力も得やすくなります。

時間は1回あたり1時間を目安にします。それ以上になると集中が続かず、後半の内容が薄くなります。確かめることが多い場合は、日を分けるか、対象者を分けるほうが結果として効率的です。

最後に、聞いた内容の扱いについて一言添えます。内部通報のような場面でなくても、担当者は自分の発言がどう使われるか気にしています。報告書には個人名は書かず、業務の運用として記載するという方針を伝えておくと、話しやすくなります。実際にその方針を守ることで、次の往査での協力につながります。

❓ よくある質問

📄 まとめ

ヒアリングは準備で決まります。確かめたい事実を先に書き出し、資料で分かることは質問から外します。

質問は広いものから狭いものへ移し、抽象的な説明には直近の1件を求めます。例外の場面を聞くと統制の抜けが出てきます。

その場で結論を言わず、誘導もしません。事実の確認に徹することが、次の往査での協力につながります。

記録では、聞いた事実と自分の評価を分けて書きます。混ぜて書くと後から事実だけを取り出せなくなります。

本記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別の事案に対する助言ではありません。実際の制度設計や運用にあたっては、監査法人および主幹事証券会社にご確認ください。

📚 参考（公的な一次情報）

• 内部監査基準（一般社団法人日本内部監査協会）
• 新規上場ガイドブック（日本取引所グループ）
• 会社法（e-Gov法令検索）
• 個人情報の保護に関する法律（e-Gov法令検索）