整備状況の評価と運用状況の評価｜違いと進め方

📌 結論　設計を確かめてから実施を確かめる

業務プロセスの評価は、整備状況の評価と運用状況の評価という2段階で行います。整備状況の評価は、統制が適切に設計され存在しているかを確かめるもの。運用状況の評価は、その統制が期間を通じて設計どおりに実施されてきたかを確かめるものです。

順序は整備が先です。統制の設計そのものに問題があれば、それが実施されていたかを確かめても意味がありません。設計が不十分な統制を100件確かめても、リスクが防げていないという結論は変わらないためです。

🧭 整備状況の評価

整備状況の評価では、マトリクスに書いた統制が実際に存在し、対応するリスクを防ぐか見つけるだけの設計になっているかを確かめます。主な手法はウォークスルーで、1件の取引を起点から終点まで追いながら、各工程の統制を確かめます。

確かめるのは3点です。統制が実在するか、リスクに対して有効な設計になっているか、実施されたことを示す証跡が残るかという点です。この3つのいずれかが欠けていれば、整備状況の不備になります。

実務で多いのが、3点目の証跡の欠落です。担当者は確かめているが記録が残らないという状態で、この場合は運用状況の評価ができません。記録の方法を決めてから、運用の評価に進みます。

📊 運用状況の評価

運用状況の評価では、その統制が期間を通じて実施されてきたかを確かめます。整備状況が1件を追うのに対し、運用状況は統制の実施頻度に応じた件数のサンプルを抽出して確かめます。

手法としては、証憑の閲覧が中心になります。承認印のある伝票、システムの承認履歴、チェックリストの記入といった記録を見て、統制が行われていたことを確かめます。

より強い証拠が必要な場合は、再実施を行います。担当者が行った照合を自分でもやってみる、計算を再現してみるという方法です。承認印はあるが内容を見ずに押しているという状態は、閲覧では分かりません。再実施をすれば、その統制が意図した結果を出せるかが確かめられます。

🗂 不備の性質が違う

整備状況の不備と運用状況の不備では、意味も対応も違います。整備状況の不備は設計の問題であり、統制を新たに作るか、既存の統制を変更する必要があります。対応に時間がかかるため、早い段階で見つけることが重要です。

運用状況の不備は、設計は正しいが実施されていなかったという状態です。原因としては、担当者が失念した、繁忙期に手続を省いた、担当が交代して引き継がれていなかった、といったものがあります。原因によって対応が変わります。

個別の失念であれば、注意喚起と件数を増やした再確認で足りることがあります。手順が現場の実態に合っていないために省かれているのであれば、手順そのものを見直す必要があり、これは実質的に整備状況の問題になります。

⚖️ 評価の時期

整備状況の評価は、期中の早い時期に行います。不備が見つかった場合、設計を直して運用を定着させ、その運用を評価するという工程が続くためです。期末近くに整備の不備が見つかると、その年度に有効な状態にすることは難しくなります。

運用状況の評価は、整備の評価が終わった統制から順に進めます。全部の整備評価が終わるのを待つ必要はありません。プロセスごとに、整備が終わったものから運用に入るという進め方にすると、期間を有効に使えます。

また、業務に変更があった場合は、整備状況の評価をやり直します。システムの入れ替え、担当の変更、手順の改定があれば、統制の設計が変わっている可能性があります。変更前の期間と変更後の期間で、それぞれ運用状況を確かめることになる点にも注意が必要です。

❓ よくある質問

📄 まとめ

業務プロセスの評価は整備状況と運用状況の2段階です。設計を確かめてから実施を確かめます。

整備状況では、統制の実在、設計の有効性、証跡の3点を確かめます。証跡が欠けると運用評価に進めません。

運用状況では頻度に応じた件数を確かめます。閲覧で足りない場合は再実施でより強い証拠を得ます。

整備の不備は設計の問題、運用の不備は定着の問題です。原因によって対応が変わります。

整備の評価は期中の早い時期に行い、終わった統制から順に運用の評価に入ります。

本記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別の事案に対する助言ではありません。実際の制度設計や運用にあたっては、監査法人および主幹事証券会社にご確認ください。

📚 参考（公的な一次情報）

• 財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準並びに実施基準の改訂について（意見書）（金融庁）
• 金融商品取引法（e-Gov法令検索）　24条の4の4
• 新規上場ガイドブック（日本取引所グループ）
• 会社法（e-Gov法令検索）