業務記述書の作り方｜書き方の手順と7つの注意点

📌 結論　現状をそのまま書く

業務記述書は、業務の流れを文章で順に書いた文書です。作る目的は、その業務がどう行われているかを、読んだ人が理解できるようにすることにあります。評価する人、監査する人、そして翌年度の担当者が読み手になります。

最も多い失敗が、あるべき姿を書いてしまうことです。規程に定められた手順や、こうあるべきという理想を書くと、評価の段階で実際の運用とのずれが必ず出ます。書くのは現状であり、規程と違うのであれば、その違いこそが記録されるべき事実です。

🧭 どこまでの範囲を書くか

取引の発生から終了までを、途切れさせずに書きます。受注から始めて売上計上で終わるのであれば、その間の工程がすべてつながっている必要があります。途中が抜けていると、そこにリスクがあるかどうかが判断できません。

また、リスクと統制だけを抜き出して書くという作り方は避けます。統制がない工程にも意味があり、業務の全体像が分かってはじめて、どこにリスクがあるかを検討できるためです。統制の一覧はリスクコントロールマトリクスで整理するので、業務記述書は流れの記録に徹します。

📊 書き方の具体

文章の書き方は、誰が、いつ、何を使って、何に対して、何を行い、その結果何が残るかが読み取れれば足ります。抽象的な表現を使わないことがすべてです。

担当者が確認するという書き方では、誰が何を確認したのかが分かりません。経理課の担当者が、注文書の金額と請求書の金額を照合する、と書けば、確かめるべきことがはっきりします。

時期についても、適宜という言葉は使いません。毎月第3営業日まで、出荷の翌営業日まで、といった形で書きます。これがないと、統制が適時に行われているかを評価できません。

結果として何が残るかも書きます。承認印が押される、システム上に承認の記録が残る、チェックリストに日付と氏名が記入されるといった形です。この記述が、評価のときに何を証憑として集めるかの手がかりになります。

🗂 作業を減らす工夫

複数の拠点で同じ業務が行われている場合、それぞれに業務記述書を作る必要はありません。共通の流れを1つ書き、拠点ごとに異なる部分だけを追記するという形にすれば、作成も更新も軽くなります。

また、社内にすでにある資料を活用します。業務マニュアル、システムの操作手順書、経理規程といった資料には、業務の流れが記述されている部分があります。ゼロから書くより、これらを出発点にしたほうが早く、現場の説明とも整合しやすくなります。

ただし、既存の資料をそのまま使うことには注意が必要です。マニュアルはあるべき姿を書いていることが多く、実際の運用と違う可能性があります。ウォークスルーで1件を追い、資料の内容が実態と合っているかを確かめてから使います。

⚖️ 現場に確認してもらう

書き上げたら、ヒアリングをした現場の担当者に読んでもらいます。事実誤認があれば、この段階で見つかります。評価が始まってから違うと言われると、文書と評価の両方をやり直すことになります。

確認を依頼するときは、読んでほしい観点を伝えます。工程の順序が合っているか、抜けている作業がないか、担当と時期が正しいかという3点に絞れば、現場の負担も小さくて済みます。全体を精読してもらう必要はありません。

確認を受けた記録も残します。誰にいつ確認してもらい、どこを直したかを書いておくと、後から文書の信頼性を説明できます。監査法人が会社の文書を利用する際にも、現場の確認を経ていることは判断の材料になります。

❓ よくある質問

📄 まとめ

業務記述書は現状をそのまま書きます。あるべき姿を書くと、評価の段階で必ずずれが出ます。

取引の発生から終了までを途切れさせず、統制のない工程も含めて全体像を記録します。

書き方は、誰がいつ何を使って何に対して何を行い、何が残るかが読み取れれば足ります。抽象的な表現を避けます。

複数拠点の共通部分は1つ書いて参照で済ませ、既存の社内資料も出発点として使います。

書き上げたら現場に確認してもらい、確認の記録を残します。文書の信頼性の説明になります。

本記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別の事案に対する助言ではありません。実際の制度設計や運用にあたっては、監査法人および主幹事証券会社にご確認ください。

📚 参考（公的な一次情報）

• 財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準並びに実施基準の改訂について（意見書）（金融庁）
• 金融商品取引法（e-Gov法令検索）　24条の4の4
• 新規上場ガイドブック（日本取引所グループ）
• 会社法（e-Gov法令検索）