経費精算規程・旅費規程の作り方｜出張旅費と日当の決め方

執筆　公認会計士・税理士 鈴木佑也

※本記事は2026年10月7日時点の公表資料に基づきます。

経費精算規程・旅費規程の目的と上場審査での位置づけ

経費精算規程は、役員や従業員が会社の業務のために立て替えた費用を、どのような手続で精算するかを定める規程です。旅費規程は、出張の定義と、交通費・宿泊料・日当の支給基準を定めます。1本にまとめる会社もありますが、旅費は役職別の金額表が中心で改定の頻度も異なるため、2本に分けるか、経費精算規程の下に旅費日当表を細則として置く形がよく見られます。

図1　経理規程の下に経費精算規程と旅費規程を置き、金額の表は細則に分ける構成の例

上場審査との関係では、東証の新規上場ガイドブックが示す審査項目のうち「企業経営の健全性」と「企業のコーポレート・ガバナンス及び内部管理体制の有効性」にかかわります（グロース市場では有価証券上場規程219条1項2号・3号）。企業経営の健全性では、役員や大株主などの特定の者との関係で会社の利益が不当に流れていないかが見られます。役員個人の費用が会社の経費として処理されていないかは、その確認の入口になりやすい点です。内部管理体制の有効性では、支出が承認権限に従って行われ、その記録が残っているかが見られます。

実務では、主幹事証券の引受審査で役員の交際費や旅費の明細の提出を求められたり、金額の大きい支出の内容を質問されたりすることが一般的です。経費精算は件数が多いため、全件を規程どおりに処理できているかどうかが、管理部門の運用力をそのまま映します。規程体系全体の中での位置づけは規程体系の作り方｜定款・基本規程・業務規程・細則・マニュアルの階層、上位にある経理規程の作り方は経理規程の作り方｜会計単位・帳簿・決算の定め方で解説しています。役員との取引が審査でどう見られるかは、既存記事IPO審査の「企業経営の健全性」（関連当事者取引）も参考になります。

経費精算規程・旅費規程で定めるべき主な事項

まず、2つの規程で定めておきたい事項を一覧にします。条文の細かさは会社の規模によって変わりますが、次の項目が抜けていると、運用の判断が担当者ごとにばらつく原因になります。

区分	定めるべき事項	ポイント
適用範囲	役員・従業員・出向者	取締役・監査役を必ず含める
対象となる経費	立替経費・仮払金・交際費・会議費	私的な費用との区分の基準
申請と承認	申請期限・承認者・添付する証憑	申請者と承認者を分ける
支払	支払日・振込の方法	給与と分けて支払うか
出張の定義	距離・宿泊の基準	社内で一律に適用する
旅費の基準	交通手段・座席等級・宿泊料・日当	役職別の定額表で定める
例外の扱い	規程外の支出の承認者	例外承認を記録に残す
証憑の保存	保存の方法・期間	電子帳簿保存法と整合させる

承認者の金額基準は、職務権限規程の決裁権限表と同じ数字を使います。2つの規程で基準が違うと、どちらに従ったのかを説明できなくなるためです。決裁権限表の作り方は職務権限規程の作り方｜決裁権限表の金額基準と設計例を参照してください。手続の流れは次のように、申請から保存までの各段階で「誰が何を確認したか」を記録に残す形にします。

図2　申請から保存までの各段階で、誰が何を確認したかを記録として残す

承認権限は、経費の種類と金額の組み合わせで表にすると、規程の別表としてそのまま使えます。次の表は設例です。代表取締役の経費を別の行に置き、承認者を代表取締役以外にしている点に注目してください。

図3　金額基準は職務権限規程の決裁権限表と同じ数字を使う。金額・承認者は設例

主要条文の例と解説

経費精算規程の主要条文

ここからは、経費精算規程の中で特に審査や監査で確認されやすい条文を例示します。条文例は説明のために独自に作成したもので、条番号も一例です。

条	条文例
第1条（目的）	この規程は、役員及び従業員（以下「役職員」という。）が会社の業務のために支出した費用の精算の手続を定め、経費の適正な支出と記録を確保することを目的とする。
第3条（適用範囲）	この規程は、取締役、監査役、執行役員、従業員及び当社に出向している者に適用する。
第6条（申請）	役職員は、経費を立て替えたときは、支出した月の翌月10日までに、経費精算システムにより、支出の目的、相手先及び金額を入力し、領収書等の証憑を添付して申請しなければならない。
第7条（承認）	前条の申請は、別表に定める承認者が承認する。申請者は、自己の申請を承認することができない。代表取締役の申請は管理担当取締役が確認し、経理部はその一覧を毎月常勤監査役に回付する。
第9条（私的な費用の禁止）	役職員は、私的な費用及び業務との関連が明らかでない費用を、会社の経費として申請してはならない。

この条文のポイント　第3条で取締役と監査役を適用範囲に明記するのは、役員の経費を規程の外に置かないためです。役員の経費だけが「社長の判断」で処理されている状態は、上場準備の初期によく見られ、審査では最も説明を求められやすい部分です。

第6条の申請期限は、月次決算の締めに間に合わせる意味があります。期限がないと、数か月前の領収書がまとめて出てきて、費用の計上月がずれます。第7条は、自己承認の禁止と、代表取締役の経費の確認方法を定めています。代表取締役の上位者は社内にいないため、管理担当取締役（または経理部長）が内容を確認し、さらに常勤監査役が一覧を閲覧する形で、第三者の目を通します。第9条は当たり前のことですが、明文化しておくことで、違反があったときに規程違反として指摘・是正できる根拠になります。

図4　申請者と承認者を分け、代表取締役の経費も第三者の目を通す仕組みの例

交際費は、税務上の取扱いと社内管理の両方の理由で、別の条文を設けておくのが一般的です。

条	条文例
第12条（交際費の事前承認）	交際費を支出しようとするときは、あらかじめ別表に定める承認者の承認を得なければならない。ただし、やむを得ない事情があるときは、支出後速やかに承認を得るものとする。
第13条（交際費の記録）	交際費の申請には、支出の年月日、相手先の氏名又は名称及び当社との関係、参加者の数、金額並びに飲食店等の名称及び所在地を記載する。

この条文のポイント　交際費は事前承認を原則にします。事後承認ばかりになると、承認者は支出を追認するだけになり、牽制が働きません。第13条の記録事項は、取引先との飲食費のうち1人当たり10,000円以下のものを交際費等から除くために保存する書類の記載事項（国税庁タックスアンサーNo.5265）と合わせています。社内の記録と税務の記録を一度で満たせるよう、申請画面の入力項目もこの順にしておくと漏れが減ります。

旅費規程の主要条文（出張旅費と日当）

旅費規程で最初に決めるのは「何を出張とするか」です。出張に当たると日当や宿泊料が支給されるため、定義があいまいだと、近距離の外出にも日当が支払われるといったばらつきが生じます。

図5　距離や宿泊の基準は会社が定めるもので、法令で決まった数字ではない。大切なのは社内で一律に適用すること

条	条文例
第2条（出張の定義）	この規程において出張とは、業務のため、勤務地から片道100キロメートル以上の地域へ旅行する場合又は宿泊を伴う旅行をする場合をいう。
第5条（交通費）	交通費は、最も経済的な通常の経路及び方法により計算した実費を支給する。鉄道は普通車指定席、航空機はエコノミークラスを原則とし、役員の利用できる等級は別表に定める。
第8条（宿泊料）	宿泊料は、別表に定める上限額の範囲内で実費を支給する。
第9条（日当）	出張者には、出張中の諸雑費に充てるため、別表に定める日当を定額で支給する。
第11条（出張報告と精算）	出張者は、帰着後5営業日以内に出張報告を提出し、旅費の精算を行わなければならない。

この条文のポイント　第2条の「100キロメートル」は設例で、法令で決まった数字ではありません。自社の拠点の配置や業務の実態から決め、全員に同じ基準を当てはめることが大切です。第5条は「最も経済的な通常の経路」を原則にして、座席等級の例外を別表で役職ごとに定めます。例外を条文にせず運用だけで認めていると、規程と実態のずれとして指摘されます。

第9条の日当は、出張中の食事代の増加分や細かな交通費などの諸雑費に充てる趣旨の定額です。所得税法9条1項4号は、勤務する場所を離れて職務を遂行するための旅行に必要な支出に充てるため支給される金品で、その旅行について通常必要であると認められるものを非課税としています。通常必要かどうかは、所得税基本通達9-3により、①支給額が役員と使用人の全てを通じて適正なバランスが保たれている基準で計算されているか、②同業種・同規模の他の使用者が一般的に支給している金額に照らして相当か、を勘案して判定します。日当を規程と別表で定めておくことは、この判定の前提になります。

第11条の出張報告は、出張が業務のためであったことを示す記録です。旅費の精算と出張報告を同じ申請にまとめると、報告の出し忘れを防げます。

図6　金額は説明のための設例。全役職員に同じ表を適用し、同業種・同規模の会社の水準と比べて説明できる額にする

旅費日当表は、役職ごとに日当と宿泊料の上限を定めます。金額の水準を考えるときは、役職間の差に注目します。代表取締役だけが一般社員の何倍もの日当を受け取る設計にすると、旅費の名目で報酬を上乗せしているのではないかと見られるおそれがあり、通常必要な範囲を超えた部分は給与として課税されることがあります（所得税基本通達9-4）。次のグラフのように、役職が上がるにつれて段階的に増える程度にとどめ、差の理由を説明できるようにしておきます。

図7　旅費日当表の設例をグラフにしたもの。特定の役職だけが突出していないかを確認する

仮払金と精算の期限

出張の前に仮払金を支給する会社では、精算の期限と、期限を過ぎたときの扱いを規程に書いておきます。仮払金が長期間未精算のまま残っていると、実質的に役職員への貸付けと同じ状態になり、決算でも残高の説明を求められます。

図8　仮払金は未精算のまま残りやすいので、期限と一覧での管理を規程に書いておく

税務・インボイス・電子帳簿保存法との関係

インボイス制度：帳簿のみの保存で足りる経費

消費税の仕入税額控除には、原則として帳簿と適格請求書等の保存が必要です。ただし国税庁タックスアンサーNo.6496は、帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる取引として、税込3万円未満の公共交通機関による旅客の運送や、従業員等に支給する通常必要と認められる出張旅費等（出張旅費、宿泊費、日当及び通勤手当）などを挙げています。旅費規程に基づいて支給する日当がこれに当たるかどうかは、規程で定めた額が通常必要な範囲かどうかとつながっています。

帳簿のみの保存による場合は、通常の記載事項に加えて、その特例の対象となる取引である旨などを帳簿に記載します（No.6497。相手方の住所等の記載が不要となる取引もあります）。経費精算システムの科目や摘要の設定で、特例の対象となる取引を区分できるようにしておくと、経理部の手作業が減ります。なお、国内の出張旅費等は課税仕入れになりますが、海外出張のための旅費等は原則として課税仕入れにならないとされています（No.6459）。

図9　国税庁タックスアンサーNo.6496・No.6497をもとに主なものを整理。特例の対象でも帳簿への追加記載が必要

交際費：1人当たり10,000円以下の飲食費

法人税では、取引先等との飲食費で、参加者1人当たりの金額が10,000円以下のものは、一定の事項を記載した書類を保存することで交際費等から除くことができます。この10,000円の基準は2024年4月1日以後に支出する飲食費に適用されるもので、それより前は5,000円でした（国税庁タックスアンサーNo.5265）。社内の者だけで行う飲食は対象になりません。規程の金額や申請画面の説明が古い基準のままになっていないか、確認しておきましょう。

図10　国税庁タックスアンサーNo.5265をもとに作成。1人当たり10,000円以下の基準は2024年4月1日以後の支出に適用

電子帳簿保存法：領収書の保存方法

経費精算では、紙の領収書と電子の領収書（メール添付のPDFやWebの利用明細）が混在します。電子で受け取った領収書は電子取引データにあたり、2024年1月以降は紙に印刷して保存するだけでは足りず、電子データのまま保存する必要があります。保存にあたっては、改ざん防止の措置（タイムスタンプ、訂正削除の履歴が残るシステム、又は改ざん防止のための事務処理規程の策定と運用など）と、日付・金額・取引先で検索できる状態が求められます。紙の領収書をスキャンして原本を廃棄する場合は、入力期間や解像度などのスキャナ保存の要件を満たす必要があります。

経費精算規程には、どの方法で証憑を保存するかを書き、具体的な事務処理は文書管理規程や電子取引データの事務処理規程に委ねると、規程どうしの重複を避けられます。保存期間と電子帳簿保存法の全体像は文書管理規程の作り方｜保存期間と電子帳簿保存法への対応で扱います。

図11　国税庁のパンフレット（電子取引データの保存、スキャナ保存）をもとに要点を整理

運用と証跡：N-3期からN期までの整え方

経費精算規程と旅費規程は、規程の文面そのものよりも、規程どおりに運用されている記録が重視されます。上場審査では、申請期の直前期（N-1期）を含む期間の運用状況が確認の対象になるため、遅くともN-2期のうちに規程を制定し、N-1期の期首から規程どおりの運用を始めておくのが一般的な目安です。

N-3期では、まず現状の精算のやり方を棚卸しします。誰がどの経費を承認しているか、役員の経費はどう処理されているか、日当は誰にいくら支払っているかを洗い出すと、規程に書くべき内容と直すべき運用が見えてきます。この段階で、役員個人の費用と会社の経費が混ざっていれば、区分して精算し直すことを検討します。社長個人と会社の取引の整理の仕方は、既存記事社長個人と会社の取引はどう解消するかを参照してください。

図12　一般的なスケジュールの目安。会社の準備状況により前後する

運用の証跡として残すのは、申請と承認のログ、領収書や適格請求書、出張命令と出張報告、例外承認や差し戻しの記録です。経費精算システムを使えば、承認の日時と承認者は自動で記録されます。紙の申請書で運用している場合は、承認印の日付と、差し戻したときの理由を残しておきます。規程どおりの運用をどう示すかの全体像は上場審査で見られる「規程どおりの運用」｜運用の証跡の残し方で解説しています。

図13　誰が、いつ、何を根拠に承認したかを後から追えるようにする

機関と部署の役割分担も整理しておきます。規程の制定と改廃は取締役会（会社によっては経営会議に委任）で承認し、主管部署の経理部が日々の確認・支払・記帳を担います。監査役会は役員の職務執行の監査の一環として、役員の経費の状況を確認します。内部監査は、年間計画に沿ってサンプルを抽出し、規程どおりに承認されているかを確かめます。

監査等委員会設置会社の場合は、監査役会の役割を監査等委員会が担います。監査等委員会設置会社では常勤の監査等委員を置く法令上の義務がないため、代表取締役の経費の一覧を「常勤監査役に回付する」と書いていた条文は、「監査等委員会（又は監査等委員会が選定する監査等委員）に報告する」と置き換え、内部監査部門を通じて情報が届く経路も決めておきます。

図14　監査役会設置会社の例。監査等委員会設置会社では監査役会の役割を監査等委員会が担う

子会社への展開

子会社がある場合、経費精算規程と旅費規程は、グループ共通規程として親会社が制定し、各子会社の取締役会でそれを採択する方法が一般的です。精算の手続や承認の考え方はグループで統一し、旅費日当表のように会社ごとの事情で金額が変わる部分だけを各社の別表で定めると、統一性と柔軟さを両立できます。海外子会社は現地の税制や労働法に合わせる必要があるため、共通規程の考え方を示したうえで、現地法人ごとに規程を定めるのが現実的です。

親会社の承認・報告事項との関係では、子会社の役員の経費と、子会社の旅費日当表の変更が論点になります。子会社の社長の経費は子会社の中に確認者がいないことが多いため、親会社の管理部が四半期ごとに一覧を確認する、といった定めを関係会社管理規程に置きます。旅費日当表の変更は、親会社への事前協議事項にしておくと、グループ内で水準がばらつくのを防げます。グループ規程の適用方法はグループ共通規程の作り方｜子会社に適用する方法と範囲、承認・報告事項の決め方は関係会社管理規程の作り方｜子会社の承認事項と報告事項で詳しく扱います。

図15　国内子会社には共通規程を各社の取締役会で採択させ、金額表だけを各社で定める方法が一般的

よくある不備

上場準備の現場でよく見かける不備は、次のようなものです。架空の例ですが、従業員80名のITサービス会社のA社では、ショートレビューで「旅費日当表が5年前のまま改定されておらず、実際には別の金額を支払っている」「代表取締役の交際費を経理担当者が承認している」「仮払金のうち3か月以上未精算のものがある」と指摘されました。いずれも規程の文面ではなく、規程と運用のずれの問題です。

このほか、交際費の相手先や参加人数の記載が空欄のまま承認されている、規程にない「出張手当」を日当と別に支払っている、取締役の経費が承認フローの対象外に設定されている、といった例も少なくありません。規程の改定と運用の見直しは、次のような順序で点検すると効率よく進みます。規程を実態に合わせて作ることの重要性はひな形の規程はなぜ審査で問題になるか｜自社の実態に合わせる作り方も参照してください。

図16　内部監査や管理部の自己点検で使える順序の例

よくある質問

最初の一歩は、直近12か月の役員の経費を一覧にすることです

代表取締役と取締役の経費について、直近12か月分を科目・金額・承認者の列で一覧にしてみてください。自己承認や事後承認、相手先の記載のない交際費がどれだけあるかが分かれば、規程で何を定め、運用のどこを直すべきかがはっきりします。

まとめ

経費精算規程と旅費規程は、上場審査で企業経営の健全性と内部管理体制の両面から確認される、身近で重要な規程です。適用範囲に役員を含め、申請者と承認者を分け、代表取締役の経費も第三者の目を通すこと。旅費日当表を全役職員に一律に適用し、役職間の差を説明できる水準にすること。そして、交際費の記録、インボイス、電子帳簿保存法への対応を規程と申請画面に織り込むことが要点です。N-2期中に規程を整え、N-1期の1年間で規程どおりの運用実績を積み上げていきましょう。

本記事の根拠

• 国税庁「所得税基本通達 第9条《非課税所得》関係」（9-3 非課税とされる旅費の範囲）
• 国税庁 タックスアンサーNo.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存
• 国税庁 タックスアンサーNo.6459 出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当などの取扱い
• 国税庁 タックスアンサーNo.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算
• 国税庁「令和6年1月以降の電子取引データの保存方法について」
• 日本取引所グループ「新規上場ガイドブック（グロース市場編）」

免責：本記事は一般的な情報提供を目的とし、個別案件に対する法務、会計、税務その他の専門的助言を構成するものではありません。実際の対応は、最新の法令・取引所規則・公表資料を確認し、必要に応じて専門家へご相談ください。